Вторник, 19 июня 2018
# #
Главная / Союз / Документы / Положения
Положения

УТВЕРЖДЕНО

                              Правлением

Региональной общественной организации

 «Союз журналистов Подмосковья»

                                      Протокол № ___ от ____________ 200_г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о Секретариате

Региональной общественной организации

«Союз журналистов Подмосковья»

Настоящее Положение разработано в соответствии с Уставом Региональной общественной организации «Союз журналистов Подмосковья» (именуемой в дальнейшем «Союз»).

Секретариат в своей деятельности руководствуется Уставом Союза, приказами и распоряжениями Председателя Союза (именуемого в дальнейшем «Председатель»), Инструкцией по ведению делопроизводства и настоящим Положением.

Статья 1. Статус и функции Секретариата

1.1. Секретариат Союза, (именуемый в дальнейшем «Секретариат»), является структурой центрального аппарата Союза, осуществляющий непосредственное обеспечение исполнения полномочий руководящих органов Союза и организацию контроля выполнения решений Съезда, Правления (Пленума) Союза исполнительными и рабочими органами Союза, обеспечивающий организацию делопроизводства в центральном аппарате Союза, выполняющий функции по документационному обеспечению управления (службы ДОУ) и функцию архива Союза

1.2. Основными функциями Секретариата являются:

контроль выполнения постановлений и решений руководящих органов Союза;

уведомление членов руководящих и рабочих органов Союза о предстоящих заседаниях в установленные сроки

обеспечение материалами к Съездам, заседаниям Правления (Пленумов), встречам, совещаниям и другим мероприятиям с участием Председателя, своевременное оповещение участников указанных мероприятий;

обеспечение регистрации, учета и установленного порядка прохождения документов и материалов, поступающих в Секретариат и на имя Председателя, а также исходящей корреспонденции;

предварительный анализ корреспонденции, поступающей в Секретариат и на имя Председателя, направление ее в необходимых случаях Председателям комитетов, комиссий, в целях рассмотрения и принятия решений или последующего представления предложений для доклада Председателю;

обеспечение хранения документов Союза: учредительных документов; протоколов заседаний руководящих органов, Общих собраний и заседаний Советов отделений Союза; внутренних нормативных документов;

обеспечение документооборота;

предоставление секретарей для ведения протоколов заседаний руководящих и исполнительных органов Союза;

контроль за оформлением в установленном порядке, представляемых Председателю на подписание или визирование, документов и наличием необходимых согласований;

организация подготовки проектов поздравительных и приветственных писем и телеграмм, подписываемых Председателем;

подготовка совещаний, проводимых Председателем, обеспечение оформления принимаемых решений и организация контроля за их исполнением;

осуществление организационного и информационного обеспечения поездок Председателя.

контроль исполнения Инструкции по ведению делопроизводства;

при необходимости разработка и внесение на утверждение Председателю изменений в Инструкцию по ведению делопроизводства;

прием и хранение архивных документов (имеющих практическое значение, а также документов по личному составу) их учет, использование, отбор, подготовку к передаче на государственное хранение и передача в государственные архивы документов, сроки ведомственного хранения которых истекли.

1.3. Секретариат для осуществления своих задач и функций имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от органов и отделений Союза;

возвращать на доработку представленные Председателю на подписание или визирование документы, оформленные с нарушением установленного порядка, в том числе не имеющие соответствующих обосновывающих материалов и необходимых согласований;

Статья 2. Состав Секретариата

2.1. Количественный и персональный состав Секретариата определяется Председателем.

2.2. В состав Секретариата входят Ответственный секретарь, секретари, делопроизводители, архивариус.

2.3. Общее руководство деятельностью Секретариата осуществляет Ответственный секретарь.

2.4. Ответственный секретарь, секретари являются работниками аппарата Союза, назначаются на должность и освобождаются от должности приказами Председателя.

Статья 3. Ответственный секретарь

3.1. Ответственный секретарь – руководитель Секретариата, ответственное лицо за делопроизводство в Союзе, осуществляет функции лица, ответственного за организацию учета и документооборота бланков строгой отчетности.

3.2. Ответственный секретарь:

вносит в установленном порядке Председателю проект положения о Секретариате, а также предложения о структуре и штатной численности Секретариата;

представляет Председателю кандидатуры для назначения на должность работников Секретариата и вносит предложения об освобождении от должности указанных работников;

вносит предложения о поощрении работников Секретариата и о применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

направляет в случае необходимости поступающую на имя Председателя корреспонденцию руководителям органов Союза в целях рассмотрения и принятия решений или последующего представления предложений для доклада Председателю;

направляет по указанию Председателя на рассмотрение в комитеты и комиссии поступившую в секретариат и на имя Председателя корреспонденцию;

организовывает работу по ведению делопроизводства в Союзе. Ведет делопроизводство (формирование дел согласно номенклатуре, регистрация входящей и исходящей документации, доведение документов до исполнителей и контроль за их исполнением);

организовывает работу с бланками строгой отчетности в центральном аппарате Союза;

осуществляет инвентаризацию бланков строгой отчетности не реже 2 раз в месяц;

ежегодно до 1 декабря составляет номенклатуру дел центрального аппарата Союза на следующий год и представляет ее Председателю;

формирует дела;

обеспечивает организацию документооборота в центральном аппарате Союза, его структурных подразделениях и отделениях, и организацию контроля за исполнением документов;

организует работу архива, обеспечивает организацию приема и хранения архивных документов.

3.3. Ответственный секретарь несет ответственность за выполнение задач, возложенных на Секретариат.

Статья 4. Прочие положения

4.1. Изменения и дополнения в настоящее Положение могут быть внесены решением Правления.

4.2. В случае расхождения отдельных норм данного Положения с нормами иных внутренних документов Союза, включая решение Правления, действует норма, утвержденная позднее.